Interne Meldestellen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Zum 02. Juli 2023 trat das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchutzG) in Kraft. Ziel des Gesetzes ist es, Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf Rechtsverstöße hinweisen, vor Benachteiligungen, insbesondere von Seiten ihrer Arbeitgeber, zu schützen. Arbeitgeber ab einer bestimmten Unternehmensgröße müssen demnach Meldestellen einrichten, an die sich Personen, die Rechtsverstöße melden wollen, richten können (§ 3 Abs. 9 HinSchG).
Arbeitgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten, bei der Rechtsverstöße gemeldet werden können (§ 12 HinSchG).
Unternehmen mit in der Regel weniger als 50 Beschäftigten sind nicht zur Errichtung interner Meldestellen verpflichtet. Es kann jedoch auch für diese Betriebe sinnvoll sein, freiwillig eine interne Meldestelle einzurichten, denn gibt es keine interne Meldestelle, müssen sich Hinweisgeber an externe Stellen wenden.
a) Arbeitgeber mit mehr als 249 Beschäftigten:
Arbeitgeber mit mehr als 249 Beschäftigten müssen ab Inkrafttreten des Gesetzes am 02. Juli 2023 interne Meldestellen einrichten. Bußgelder bei Verstoß gegen die Einrichtungspflicht können jedoch erst ab 01. Dezember 2023 verhängt werden (§ 42 Abs. 2 HinSchG).
b) KMU mit 50 bis 249 Beschäftigten:
Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt die Pflicht zur Einrichtung einer Meldestelle ab 17. Dezember 2023 (§ 42 HinSchG).
c) Berechnung nach Kopfzahl:
Bei der Berechnung der Beschäftigtenzahl gilt das Kopfprinzip. Das bedeutet, dass alle Beschäftigten gleich viel zählen, unabhängig davon, ob sie teilzeit- oder vollzeit-beschäftigt sind. Zu den Beschäftigten zählen neben den Arbeitnehmern auch die Auszubildenden. Zeitarbeitnehmer und Fremdgeschäftsführer sind ebenfalls mitzuzählen.
d) Bußgeld bei Verstoß gegen Einrichtungspflicht
Nach § 40 HinSchG löst der Verstoß gegen die Pflicht, eine interne Meldestelle einzurichten, ein Bußgeld von bis zu 20.000 € aus.
Auslagerung an Dritte
Es ist möglich, eine interne Person als Hinweisnehmer in der internen Meldestelle zu installieren, jedoch muss die Person absolut unabhängig und weisungsfrei arbeiten können. Außerdem darf kein Interessenskonflikt mit den sonstigen Tätigkeiten bestehen.
Die Auslagerung der Meldestelle auf externe Dienstleister es ebenfalls erlaubt und kann die Entstehung von Interessenkonflikten vermeiden. Allerdings führt dabei ein Meldefall meistens zur Weitergabe möglicherweise sensibler Informationen an Dritte außerhalb des Betriebes, die in der Regel nicht in der Lage sind, den Sachverhalt eigenständig zu prüfen. An dieser Stelle ist eine enge Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens nötig.
Wird das Unternehmen im Bereich des Datenschutzes von einem externen Dienstleister betreut, könnte dieser Konflikt direkt aufgelöst werden, wenn dieser auch die interne Meldestelle betreibt. Bei externer Beauftragung bedarf es einer Einbindung in die Unternehmensstruktur, um in der Lage zu sein, intern aufzuklären und nicht rechtskonforme Zustände zu beseitigen. Auch das würde wiederum für einen externen Datenschutzbeauftragten sprechen, der im Datenschutzbereich über eine ähnliche Einbindung verfügt. Es gibt also gute Gründe, die interne Meldestelle durch einen externen Datenschutzbeauftragten betreiben zu lassen.
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